czwartek, 18 lipcaKrajowy Przegląd Samorządowy
Shadow

Największe archiwum

W marcu zakończyła się rozbudowa Centralnego Archiwum Dokumentów w Chorzowie. To największe archiwum tego typu w Polsce. Można tu przechować trzy razy więcej dokumentów niż wynoszą zbiory zgromadzone przez Archiwa Państwowe. Jednocześnie jedno z najnowocześniejszych i najbezpieczniejszych.

Dzisiaj czasy mamy cyfrowe i cyfrowe mamy archiwa. Kiedy przegląda się bardzo specjalistyczne i mniej specjalistyczne publikacje o archiwizacji, ogromna część miejsca poświęcona jest rozwojowi systemów cloudowych. I bardzo dobrze, bo chmura ogromnie ułatwia archiwizowanie dokumentów, szybkość dostępu i bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Niemniej jednak – jak słusznie zauważają specjaliści – nie wszystko może być przechowywane w chmurze. Niektóre dokumenty muszą być – z mocy prawa – w formie papierowej. Poza tym niektórzy konsumenci nie chcą korzystać z dokumentów w formie elektronicznej. Jest też ogromnie dużo dokumentów z lat ubiegłych, które są tylko w formie papierowej i nie zostały poddane cyfryzacji, a muszą być przechowywane jeszcze przez dziesiątki lat.

Papier i cyfra

Oczywiście przechowywanie oryginałów w formie papierowej nie wyklucza stworzenia cyfrowych wersji. Często dokument jest skanowany i pracownicy firmy klienta korzystają w swojej codziennej pracy z wersji elektronicznej. Papierowe oryginały dokumentów trafiają między innymi do ArchiDoc i jeśli klient potrzebuje konkretnego dokumentu, jest on udostępniany na żądanie w wersji elektronicznej.

Właśnie to wszystko sprawia, że inwestycja ArchiDoc – jednej z największych polskich firm oferujących usługi z obszaru zarządzania dokumentami i obsługi procesów biznesowych, będąca częścią Grupy OASIS – jest ogromnie ważna na naszym rynku. To również wsparcie dla jednostek samorządowych, które w wielu przypadkach mają problemy z archiwizacją dokumentów.

Szybko i nowocześnie

Inwestycja w Chorzowie kosztowała prawie 14 mln zł. Zmodernizowane Centralne Archiwum Dokumentów (CAD) pozwoli jeszcze lepiej zarządzać dokumentami, które są w nim przechowywane. Zamontowano w nim regały antresolowe o wysokości 10 metrów, co umożliwi maksymalne wykorzystanie kubatury budynku. Specjalnie na potrzeby pięćdziesięciu zatrudnionych w CAD pracowników zmodyfikowano sprzęt oraz system INDO, służące do zarządzania zasobami. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii można szybko wyszukać odpowiednie dokumenty w zależności od potrzeb biznesowych i poddać je dalszym procesom, np. niszczenia. Wszystkie procedury realizowane w Centralnym Archiwum Dokumentów są zgodne z wymaganiami RODO. Ponadto w CAD funkcjonują odpowiednio wydzielone i zabezpieczone strefy do przechowywania dokumentów wrażliwych.

Ważnym elementem powiększonego Centralnego Archiwum Dokumentów ArchiDoc jest najnowocześniejszy system detekcji i gaszenia pożarów, spełniający najbardziej surowe normy polskie i światowe. Budynek posiada najwyższą klasę odporności ogniowej. Dodatkowo, zabezpieczono go przed włamaniem poprzez wielopoziomowy system telewizji przemysłowej, system sygnalizacji włamań i napadu oraz dedykowaną ochronę fizyczną obiektu.

Potrzebny gigant

Chorzowskie archiwum jest największym tego typu obiektem do przechowywania dokumentów w kraju – porównywalnym z Archiwum Narodowym w Krakowie. Jego powierzchnia to 20 tysięcy metrów kwadratowych. Tym samym jest znacznie większy od Biblioteki Narodowej w Warszawie, w której zbiory są przechowywane na około 13 tysiącach metrów kwadratowych. CAD dysponuje możliwością przechowania zbiorów o łącznej długości ponad 700 kilometrów. To prawie dwa razy więcej niż wynoszą zasoby Archiwów Państwowych zgromadzone łącznie w trzech archiwach o charakterze centralnym i trzydziestu regionalnych.

(ad, mt)