czwartek, 7 lipcaKrajowy Przegląd Samorządowy
Shadow

Fakturowa rewolucja

To już pewne: za zgodą Komisji Europejskiej już w przyszłym roku faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkową formą rozliczeń dla polskich przedsiębiorstw. Integracja systemów informatycznych dużych – przetwarzających tysiące faktur – firm z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) będzie nie lada wyzwaniem. Na rynku funkcjonują już sprawdzone rozwiązania, dzięki którym proces ten może przebiegać bezboleśnie.

W Polsce jest wielu przedsiębiorców, którzy e-faktury wystawiają już od dawna. Dotyczy to np. właścicieli firm, którzy dokument wysyłają w formie elektronicznej, choćby w formacie pdf. Polski rząd wprowadza jednak poważne zmiany, zgodnie z którymi fakturowanie elektroniczne w naszym kraju ma zostać ściśle ustrukturyzowane. Odbywać się ono ma przez specjalny, rządowy system lub intuicyjne, komercyjne programy umożliwiające szybkie wystawianie oraz odbieranie e-faktur. Co to wszystko znaczy dla przedsiębiorców i jak już wkrótce zmieni się prowadzenie firmowej dokumentacji?

Firmy korzystające z rozwiązań SAP (program pozwala na zautomatyzowanie wszystkich operacji finansowych w firmie) mogą w szybki, efektywny, a przede wszystkim bezpieczny sposób zintegrować swoją platformę z nowym systemem. Wystarczy specjalny komponent, który będzie pośredniczyć w komunikacji modułu finansowego SAP z KSeF. Korzystanie ze standardów SAP jest też zdecydowanie tańsze, niż wprowadzanie do organizacji nowych aplikacji czy rozwiązań, które sprostają nowym wymaganiom.

Podstawą wdrażanego w Polsce i zatwierdzonego właśnie przez Komisję Europejską centralnego systemu jest tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każdy dokument wystawiony w Polsce będzie musiał mieć identyczny układ i zawierać te same elementy. Zgodnie z wytycznymi ustawy musi on zostać przekazany do KSeF w formie pliku XML. KSeF nada takiej fakturze unikalny identyfikator, co będzie równoznaczne z uznaniem jej za poprawnie wystawioną i dostarczoną do odbiorcy. Firmy muszą przygotować swoje systemy księgowe zarówno do wysyłania faktur sprzedaży do KSeF, jak i do szybkiego odbioru wystawionych dla nich dokumentów zakupowych. 

Według Ministerstwa Finansów podstawową zaletą nowego rozwiązania jest większa transparentność i automatyzacja niektórych procesów księgowych. To dzięki lepszej kontroli nad transakcjami możliwe stanie się skrócenie niektórych urzędowych terminów. Ponadto pliki w formie cyfrowej o nadanych unikatowych numerach usprawnią kontrole skarbowe, które nie będą już w takim stopniu angażować pracowników działów finansowo-księgowych. Dodatkowo przedsiębiorcy przesyłający dokumenty do KSeF zyskają natychmiastową informację, czy dana faktura została poprawnie wystawiona, co z formalnego punktu widzenia będzie równoznaczne z tym, że została dostarczona do kontrahenta.

Wśród wybranych korzyści z wdrożenia e-faktury można wskazać:

• możliwość wystawienia faktury na 60 dni zamiast 30 przed realizacją dostawy lub usługi (slim VAT),

• opcję szerszej korekty – np. tylko części usług i dostaw lub wszystkich dokumentów wystawionych na danego kontrahenta (slim VAT),

• podgląd dostarczenia i odebrania dokumentu,

• szybkość procedur – zwrot VAT w ciągu 40 zamiast 60 dni.

Konieczność przekazywania ministrowi finansów czy urzędom skarbowym dużej ilości informacji w formie ustrukturyzowanej musi doprowadzić do zmian w zakresie oprogramowania systemów wspierających zarządzanie, jak również do przemodelowania obsługi procesów księgowych. Przedsiębiorstwa obawiają się, że integracja funkcjonujących systemów będzie wymagała dużych nakładów pracy. Jednak organizacje, które już dziś korzystają e-faktur w programach SAP, są w stanie szybko dostosować się do wymogów nowego systemu. Sprawdzone rozwiązania aplikacyjne oraz odpowiednio skonfigurowana i zabezpieczona komunikacja dotychczasowego oprogramowania z KSeF zapewni płynność pracy i ciągłość księgowania.

Firma S&T we współpracy z Opentext zachęca wszystkie podmioty korzystające z oprogramowania SAP do implementowania rozwiązań, które sprawdziły się już na rynkach zagranicznych, np. włoskim, na którym wzorowany jest polski KSeF.

– Ze względu na krótki okres wdrożenia nowych wymogów ustawowych, wszystkim podmiotom posiadającym oprogramowanie SAP w pierwszej kolejności rekomendujemy skorzystanie z gotowych rozwiązań aplikacyjnych, które sprawdziły się już na innych rynkach. Nasza firma od początku roku aktywnie wspiera przedsiębiorstwa w procesie dostosowania oprogramowania SAP do nowych wytycznych oraz oferuje pomoc w wyborze najbardziej optymalnych scenariuszy wdrożenia w zakresie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur – mówi Patryk Borzęcki, SAP Segment Director w S&T.

(opr. mtm)

Modernizacja opierać się ma na Krajowym Systemie e-Faktur, do którego nieograniczony i bezpłatny dostęp ma mieć każdy przedsiębiorca. Co więcej, osoby prowadzące jednoosobową działalność automatycznie otrzymają do niego uprawnienia. Rząd podkreślił jednak, że każdy będzie miał możliwość upoważnienia także innych osób do wystawiania i odbierania e-faktur, dzięki czemu nadal możliwe będzie korzystanie z usług księgowych czy biur rachunkowych.

KSeF ma być gwarancją bezpieczeństwa dla przedsiębiorców, a jednocześnie stanowić ochronę przed różnego rodzaju oszustwami dla państwa. Ponadto ustrukturyzowana forma e-faktur ma poprawić czytelność dokumentów, stanowić ułatwienie dla fiskusa oraz uprościć płatności między współpracującymi firmami. Celem jest też stworzenie środowiska, które będzie niwelowało popełnianie błędów w rozliczeniach podatku VAT. Wszystkie e-faktury firmy będą zgromadzone w jednym miejscu, co domyślnie powinno usprawnić prowadzenie działalności, a także zapewnić łatwiejszy dostęp do wszystkich dokumentów związanych z płatnościami.