piątek, 14 lutegoKrajowy Przegląd Samorządowy
Shadow

Administracja chce być cyfrowa

Coraz więcej instytucji sektora publicznego stawia na elektroniczne dokumenty i zdalną obsługę. Pomagają jej w tym wyspecjalizowane firmy. W 2020 roku ogłoszono kilkanaście przetargów na tego typu usługi. W tym roku tylko w pierwszych sześciu miesiącach zorganizowano osiemnaście dużych przetargów dla samorządów, instytucji kultury i innych podmiotów sektora budżetowego – wynika z półrocznego podsumowania firmy ArchiDoc.

Według danych zebranych przez firmę ArchiDoc z grupy OASIS, wyspecjalizowanej w zarządzaniu dokumentami, w tym ich przechowywaniu i wprowadzaniu systemów elektronicznego obiegu dokumentów, gwałtownie rośnie zainteresowanie sektora publicznego współpracą z firmami outsourcingowymi w obszarze archiwizacji i zarządzania dokumentacją. W 2020 roku w budżetówce przeprowadzono kilkanaście dużych postępowań przetargowych na archiwizację zbiorów lub ich digitalizację. To więcej niż rok wcześniej. W 2021 roku tylko przez pierwsze sześć miesięcy ogłoszono osiemnaście znaczących przetargów w całym kraju.

– Spodziewamy się, że w kolejnych miesiącach będzie rosło zainteresowanie sektora publicznego usługami archiwizacji i digitalizacji. Choć przedsiębiorstwa prywatne są bardziej zaawansowane w tym względzie i od dawna korzystają z outsourcingu w obsłudze dokumentów, widać zmianę po stronie urzędów i instytucji. Pandemia przyspieszyła ten proces – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc z grupy OASIS.

Samorządy nie czekają, bo to niebezpieczne

Szczególne zainteresowanie widać po stronie samorządów. Od maja ArchiDoc skanuje dokumentację geodezyjną, m.in. mapy i szkice, operaty techniczne czy dokumenty związane z ewidencją gruntów i budynków Urzędu Miasta w Zabrzu. Urząd Miasta Gliwice zabezpiecza księgi Urzędu Stanu Cywilnego z lat 1910-1921, które były pisane pismem neogotyckim, zanim zostaną przekazane do Archiwum Państwowego. Dodatkowo, księgi poddawane są dezynfekcji w komorze fumigacyjnej oraz opracowywane archiwistycznie.

Digitalizacja pozwala zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem. Jak bardzo jest to potrzebne, pokazała niedawna seria pożarów w archiwach urzędowych, m.in. w Urzędzie Miasta Krakowa czy Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim.

Firmy prywatne digitalizują polskie dziedzictwo

Z usług cyfryzacji dokumentów archiwalnych korzystają Archiwa Państwowe w całej Polsce Od grudnia 2020 roku digitalizowane są materiały archiwalne Archiwum Akt Nowych w Warszawie w ramach umowy zawartej z Instytutem Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego. Również Narodowy Instytut Fryderyka Chopina zlecił skanowanie kolekcji rękopisów pochodzących z XVI-XIX wieku oraz rzadkich druków muzycznych będących w zbiorach Biblioteki Gdańskiej, oddziału Polskiej Akademii Nauk. Natomiast w ramach współpracy z Uniwersytetem Warszawskim, ArchiDoc digitalizuje cenną dokumentację z polskich badań archeologicznych w Afryce Północno-Wschodniej.

Coraz więcej instytucji zleca skanowanie swoich zasobów, ponieważ digitalizacja zabezpiecza dokumentację. Praca na elektronicznych obrazach dokumentów nie niszczy oryginałów i pozwala je zachować dla potomności, a z drugiej strony umożliwia szerokie udostępnianie i popularyzację lokalnego i narodowego dziedzictwa. To jednak dopiero pierwszy krok. O wiele większe wyzwania stoją przed sferą administracji pod względem nowoczesnych metod obsługi bieżących dokumentów. Wprowadzenie nowoczesnych sposobów zarządzania dokumentami, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, znacząco ułatwi i przyspieszy pracę urzędnikom. Poza tym, przyniesie sferze budżetowej realne oszczędności.

Cyfrowe dokumenty na horyzoncie

Choć na cyfryzację w Polsce od lat wydajemy miliardy złotych, pozycja papieru jest ciągle niezagrożona. Zgodnie z najnowszym raportem Komisji Europejskiej „eGovernment Benchmark 2020”, nasz kraj osiągnął ocenę 65 proc. w kategorii gotowości pod względem technologii do używania elektronicznych dokumentów w administracji publicznej. To i tak sukces, bowiem w ciągu dwóch lat poprawiliśmy ocenę o osiem punktów procentowych. Ale wciąż za mało – średnia unijna to 68,4 proc.

Cały czas trwa mozolna budowa państwowego programu do elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD RP). Pilotaż dla wybranych podmiotów ma zostać przeprowadzony w przyszłym roku. Dla wszystkich jednostek sfery budżetowej system zostanie otwarty od 2023 roku – tak przynajmniej mówi harmonogram. Do tego trzeba doliczyć czas wdrożenia w poszczególnych organizacjach.

Żeby system elektronicznego obiegu dokumentów działał i pracownicy mieli zdalny dostęp do pełnej kartoteki spraw, trzeba zasilić go cyfrowymi dokumentami. Takie akcyjne zasilenie jest możliwe dzięki wsparciu wyspecjalizowanych podmiotów, które w krótkim czasie zdigitalizują niezbędne dokumenty.

(uno)

Pandemia i digitalizacja

Po przeniesieniu ludzi do domowych biur wyraźnie zwiększyło się zapotrzebowanie na digitalizację dokumentów. To dopiero początek trendu, który może potrwać jeszcze przez długie lata. Pandemia koronawirusa przyspieszyła digitalizację polskich firm w różnych aspektach, a dotyczy to również dokumentów i tzw. przepływów pracy. Zasadniczy powód jest jeden – przejście na home office. Kiedyś, pracując w biurze, można było bez problemu wyciągnąć z segregatora odpowiedni papier, więc digitalizacja dokumentów była traktowana przez firmy, zwłaszcza te mniejsze, jako dodatek do papieru lub wręcz fanaberia. Jednak teraz, po przymusowej migracji pracowników do domowego zacisza, bez cyfryzacji często ani rusz. Przeniesienie różnych zasobów i obiegu dokumentacji do rozwiązań wirtualnych stało się niezbędne do funkcjonowania, a nawet do przetrwania przedsiębiorstw. Według danych Canona aż 96 proc. firm w krajach Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające je w organizacji pracy zdalnej.

Z danych przygotowanych przez firmę ArchiDoc wynika, że tylko w pierwszej połowie tego roku ogłoszono tyle dużych przetargów na archiwizację i cyfryzację dokumentów w samorządach i sektorze publicznym, ile w całym roku 2020. Wzrost jest widoczny od kilku lat.

Nowoczesne technologie cyfrowe decydują o innowacyjności i konkurencyjności gospodarki. Ich wykorzystanie w sektorze publicznym i obrocie gospodarczym jest papierkiem lakmusowym poziomu rozwoju społeczno-gospodarczego państw. Program „Od papierowej do cyfrowej Polski” prowadzony przez kilka polskich ministerstw zmierza do rozwoju e-państwa i cyfryzacji gospodarki. Wpisuje się on w „Plan na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju”, który zakłada, że nowoczesna e-administracja jest koniecznym elementem sprawnego państwa, czyli podstawy zrównoważonego rozwoju.